CONCEPTO:

Caja chica o Fondo Fijo constituye una suma de dinero determinada (fija) para realizar pagos de menor cuantía, es un sistema muy práctico y consiste en mantener una cantidad de efectivo inalterable que se repone periódicamente en relación a los gastos que necesariamente deban pagarse en efectivo.

Como por ejemplo pueden ser:

• Gastos en fotocopias
• Gastos en taxis
• Envío de correspondencia 
• Gastos en artículos de limpieza , etc.

Este método de administración contable permite a las compañías o sus áreas específicas tener a la mano una determinada suma de dinero en efectivo.El objetivo es que los trabajadores puedan incurrir en este tipo de gastos sin utilizar su dinero o recibiendo un reembolso, y así evitar la solicitud de pagos por valores pequeños a la empresa.

Pero atención, porque a pesar de ser gastos menores, es clave llevar un adecuado control de ellos y así evitar tener inconvenientes en la contabilidad a fin de mes al momento de rendirlos.

¿Por qué es importante el buen manejo de la caja chica?

Es importante porque un buen manejo de la caja chica repercute también en el buen manejo general de la contabilidad de la empresa. El problema es que muchas empresas carecen de políticas claras para efectuar estos gastos, a veces las entradas de dinero son insuficientes y, en otras oportunidades, las salidas no son correctamente justificadas. Todo esto tiene un impacto directo en las finanzas de la organización.

Un manejo óptimo de la caja chica

• Contar con un responsable de la caja chica: esta persona estará encargada de realizar la rendición del formulario correspondiente para este fondo fijo. También es el responsable de controlar los gastos máximos a utilizar por trabajador y en total mensualmente por el área.

• Solicitar siempre un recibo: además de anotar todas las cantidades que egresen de la caja chica, sin importar lo pequeño que sea el monto.

• Elaborar un registro todos los días: se debe elaborar diariamente, registrándola la fecha, el nombre del responsable, la cantidad inicial y el monto total gastado. A esto se agrega una lista en que se incluya el número de la factura o recibo que respalda cada gasto, su concepto y la cantidad pagada.

• https://www.rindegastos.com/blog/post/p/100/Caja+chica%3A+la+importancia+del+manejo+adecuado+en+las+empresas+ Cite